Архивная компания на общем режиме налогообложения, руководствуясь Федеральным законом «Об архивном деле в российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 года в рамках Договора на оказание услуг по архивной обработке, оказала контрагенту на основании его заявки следующие комплексы услуг:
- услуги по архивной обработке и упорядочению документов по личному составу;
- услуги по отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
- погрузка, разгрузка, вывоз и конфиденциальное уничтожение выделенных документов на шредере.
Все услуги были оказаны в текущем году в полном объеме, собственными силами и средствами архивной компании. По факту оказания услуг обеими сторонами был подписан полный комплект первичных учетных документов для отражения данного факта хозяйственной деятельности в финансовом учете контрагента и архивной компании. Помимо этого, контрагенту был предоставлен акт о выделении дел на уничтожение с истекшими сроками хранения, в который вошли организационно- распорядительные, кадровые и бухгалтерские документы, а также акт о физическом уничтожении документов на шредере с указанием общего веса уничтоженных документов и времени измельчения.
По прошествии трех месяцев с момента оказания услуг, в архивную компанию поступило поручение ИФНС РФ об истребовании документов (информации) по сделке при проведении камеральной проверки контрагента, а именно:
1. Развернутые оборотно-сальдовые ведомости по счетам: 01, 08, 10, 19, 41, 43, 60, 62, 68, 76
2. Штатное расписание
3. Должностные инструкции архивистов и документы, подтверждающие наличие у них квалификации достаточной для выполнения обозначенных в договоре работ.
4. Товарные накладные
5. Копия Договора с приложениями
6. Товарно-транспортные накладные;
7. Путевые листы грузового автомобиля
8. Приказ о распределении обязанностей между руководством
9. Акт о приемке оказанных услуг
10. Акт о приемке товаров
11. Счет – фактуру
12. Копия акта о выделении дел на уничтожение
13. Копия акта о физическом уничтожении документов на шредере
Помимо этого, ИФНС РФ запросило подробную пояснительную записку, описывающую весь технологический процесс организации данных услуг архивной компанией.
Исходя из изложенного выше, и проанализировав всю практику камеральных проверок, компания сделала следующие выводы:
- запрос инспекции не имеет своей целью снять налоговые вычеты у контрагента архивной компании, так как сумма контракта не соответствует объемам и масштабам проводимой камеральной налоговой проверки контрагента.
- инспекцию заинтересовал не сам факт уничтожения бухгалтерских документов как таковых (такая возможность предусмотрена законом и документы по личному составу были обработаны), а содержащийся в них объем информации.
- инспекция, согласно запрашиваемой информации, пытается определить конечного/реального исполнителя услуги, имеет ли он соответствующие лицензии и квалифицированный персонал для выполнения услуг (штатные архивисты), есть ли у архивной компании на балансе основные средства для оказания услуг по архивной обработки документов (грузовой автотранспорт, шредерная установка для измельчения документов, архивные короба и т.д.).
Основная цель инспекции по данному запросу – выявление фактов, которые позволят признать договор в части уничтожения документов фиктивным (через судебные инстанции) с вытекающими последствиями для контрагента в части восстановления всех уничтоженных документов.
В данном случае, архивная компания подтвердила наличие необходимых ресурсов и компетентного персонала. В противном случае, с учетом проводимой в последнее время ИФНС РФ практики по расширению периода налоговой проверки до пяти – шести лет в случае подачи уточненных налоговых деклараций данным контрагентом, последнему грозила бы процедура восстановления уничтоженных документов. Далее, если контрагент не сможет оперативно сделать дубликаты уничтоженных документов, то ИФНС РФ имеет все основания для доначисления всех налогов с оборота компании.
Комментарии экспертов:
[i]Данилова Анна, заместитель начальника отдела по методической работе ООО «Делис Альянс» («Делис Архив»)[/i]
Начиная с 2017 г. у архивных компаний в несколько раз увеличилось количество обращений от клиентов, которые планируют заказать услугу по отбору и уничтожению бухгалтерских документов с соблюдением требований законодательства. Это вызвано тем, что организации хотят обезопасить себя от возможных рисков, а также сократить затраты на организацию процесса хранения и использования потерявших актуальность документов. Принимая во внимания возможные последствия, при выборе архивной компании, рекомендуем заранее удостовериться о наличия у архивной компании необходимых ресурсов (шредер, автотранспорт), а также штатных архивистов с высшим профильным образованием, помимо этого будет не лишним запросить информацию по общей численностью персонала и количеству реализованных проектов. Обращаю внимание на то, что в соответствии с требованиями законодательства, юридическое лицо имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения только после проведения архивной обработки документов, а сам факт уничтожения должен быть подтвержден актом о выделении дел на уничтожение и актом о физическом уничтожении дел. Сам процесс измельчения документов должен осуществляться методом, не наносящим вреда окружающей среде.
Денис Авдюшин, Президент Национальной Ассоциации архивистов и делопроизводителей (НААР) |
